راهكارهايي براي تغيير پلتفرم سازمان‌هاي قديمي
منبع مقاله : ماهنامه شبكه
 بديهي است كه مؤسسان هر سازماني با هدف انجام برخي مأموريت‌هاي خاص، اقدام به تأسيس سازمان مي‌نمايند. در پي هدف مشخصي، سازمان تشكيل مي‌شود و مأموريت‌ها، قوانين، روش‌ها، ساختار سازماني و ... تدوين مي‌گردد. در بدو تأسيس هر سازماني تمامي موارد ذكر شده در اساسنامه‌ها و مصوبات هيئت مديره و... مطرح مي‌شود و نمودارهاي سازماني و شرح وظايف واحدها نيز مشخص مي‌گردد. فرآيندهاي كاري، تعريف مي‌شود، فرم‌هاي در گردش مشخص مي‌گردند و در نهايت سازمان در راستاي مأموريت مشخص خود، گام برمي‌دارد. سازمان‌هاي كنوني از ديدگاه‌هاي مختلفي نظير پيچيدگي، ابعاد، ‌گستردگي، تنوع و... شرايط اعمال يك نوع معماري خاص براي لايه‌هاي مختلف سازماني را دارند. هدايت و كنترل صحيح تغييرات، نيازمندِ داشتن اطلاعاتي دقيق از وضعيت فعلي شركت،‌ ديدي صحيح نسبت به وضعيت مطلوب آن و برنامه‌اي روشن جهت حركت از وضعيت فعلي به وضعيت مطلوب است.


به طور كلي سازمان‌ها را مي‌توان به سه لايه تقسيم كرد :

لايه راهبردي: به بخش‌هايي اطلاق مي‌شود كه سياستگذاري، تعيين اهداف دراز مدت، ارزش‌ها، چشم‌اندازها و برنامه‌ريزي كلان سازمان را برعهده دارند.


لايه مأموريتي : شامل سطوح مختلف مديريتي سازمان يعني سطوح مديران ارشد، مديران مياني و مديران عملياتي است كه كليه فعاليت‌هاي سازمان در اين لايه انجام مي شود.


لايه فناوري و ارتباطات : به صورت خاص شامل كليه فناوري‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي است كه سازمان در راستاي انجام فعاليت‌هاي مأموريتي از آن‌ها استفاده مي‌كند و البته هدف اين نوشتار، تمركز روي لايه فناوري و بررسي اهداف و چشم‌اندازهاي آن است.


عوامل مؤثر بر تغييرات سازمان‌ها

همان‌طور كه مي‌دانيم، سازمان‌ها پيوسته در حال تغيير هستند. اين تغييرات مي‌تواند در هر كدام از لايه‌هاي سازمان يا در ارتباط با هر كدام از جنبه‌هاي سازمان صورت گيرد. منشأ تغييرات سازماني عموماً عوامل بيروني هستند. دو عامل اصلي كه سازمان‌ها را وادار به تغيير مي‌كنند عبارتند از: <تغييرات حوزه كسب و كار> و <تغييرات فناوري>. البته واضح است كه تغييرات حوزه كسب و كار معمولاً نسبت به تغييرات فناوري سرعت كمتري دارند.


تغييرات حوزه كسب و كار

سازمان‌ها در هر لحظه داراي كسب و كار مشخصي هستند. بسته به شرايط ممكن است اين كسب و كار در گذر زمان دچار تغيير و تحول شود. به عنوان مثال، فروش اينترنتي يكي از الگوهاي جديد كسب و كار است كه فروشگاه‌ها بايد به آن نظر داشته باشد. بنابراين تغييراتي كه در حوزه كسب و كار يك سازمان رخ مي‌دهد، مي‌تواند سازمان را دچار تغيير نمايد.


تغييرات فناوري‌

هر سازماني در راستاي انجام وظايف خود، از فناوري‌هاي مشخصي استفاده مي‌كند كه يكي از مهم‌ترين آن‌ها، فناوري اطلاعات و ارتباطات است. يكي از عواملي كه به‌ويژه پس از ظهور فناوري‌هاي اطلاعاتي و ارتباطاتي پيوسته باعث تغييرات سازماني شده، ظهور فناوري‌هاي جديد است. ظهور يك فناوري باعث مي‌شود سازمان از جنبه‌هاي مختلفي تحت فشار قرار بگيرد. از جمله:


كاربرد فناوري جديد از طرف رقبا : استفاده رقباي يك سازمان از يك فناوري جديد مي‌تواند باعث بهبود كيفيت محصولات يا خدمات آن شود و در صورتي كه سازمان نتواند اقدام به ارائه محصولات يا خدمات مشابه نمايد، بازار خود را از دست خواهد داد.


ارزان‌تر بودن فناوري جديد : فناوري‌هاي جديد اغلب مبتني بر روش‌هاي پيشرفته و ارزان‌تري نسبت به فناوري‌هاي قديمي هستند و سازمان‌هايي كه مبتني بر فناوري قديم باشند، در دراز مدت قادر به رقابت در بازار نخواهند بود.

كاراتر بودن فناوري جديد : ممكن است فناوري جديد قادر به ارائه كيفيت محصولات يا خدمات بهتري نسبت به فناوري قديمي باشد و همين عامل سازمان را تحت فشار مي‌گذارد كه به سمت استفاده از اين فناوري حركت كند.


بالا رفتن انتظارات مشتريان : ظهور فناوري‌هاي جديد معمولاً روش‌هاي ارائه خدمات و نيز نوع و كيفيت محصولات را دچار تغيير مي‌كند و باعث مي‌شود انتظارات مشتريان بالاتر برود. به عنوان مثال، ظهور فناوري‌اي نظير اينترنت باعث شده است كه امروزه مردم انتظار داشته باشند كه هر سازماني حداقل داراي يك سايت اينترنتي و نيز امكان دريافت پست الكترونيكي باشد و در صورت امكان برخي از خدمات قبلي را به صورت الكترونيكي ارائه نمايد.


لايه فناوري اطلاعات و ارتباطات و نقش آن در سازمان

مصرف كننده اصلي لايه فناوري اطلاعات و ارتباطات، لايه مأموريتي است. اين لايه، كاربر امكانات و خدماتي است كه از طريق لايه فناوري اطلاعات و ارتباطات سازمان فراهم مي‌شود. اين امكانات بايد در تطابق كامل با نيازمندي‌هاي لايه مأموريتي باشند. وگرنه فناوري‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي فوق نه تنها منجر به افزايش بهره‌وري و كارايي سازمان نخواهد شد، بلكه چه بسا موجب كاهش آن نيز مي‌شوند. در واقع مي‌توان گفت: <معماري لايه فناوري اطلاعات و ارتباطات> بايد در ادامه <معماري لايه مأموريتي> سازمان و برگرفته از آن باشد.


تغييرات اين لايه به صورت مستقيم بر لايه مأموريتي تأثير مي‌گذارد. به عنوان نمونه، ايجاد و نصب يك سيستم اطلاعاتي يا يك شبكه ارتباطي جديد ممكن است نحوه انجام فرايندهاي كاري بخش‌هاي مختلف سازمان را تحت تأثير خود قرار دهد، اما بايد توجه داشت كه تجربه درصد بالاي شكست در پروژه‌هاي تغييرات لايه فناوري اطلاعات و ارتباطات، تأمل و تعمق زيادي را در اين زمينه مي طلبد.


مهم‌ترين عوامل شكست پروژه‌هاي فناوري اطلاعات عبارتند از : عدم دخالت دادن كاربران نهايي در پروژه، تحليل ناقص نيازمندي‌ها، تغيير نيازمندي‌ها در حين انجام پروژه، عدم حمايت كافي از طرف مديران ارشد شركت، انتخاب فناوري نامناسب، كمبود منابع، پيش‌بيني‌هاي غيرواقع‌بينانه هزينه و منابع، اهداف نامشخص، پيش‌بيني‌هاي غيرواقع‌بينانه زماني و استفاده از فناوري‌هاي نوظهور.


هر سازمان به منظور انجام مأموريت‌ها و اهداف خاصي ايجاد مي‌شود. در واقع مهم‌ترين وظايف مديران ارشد سازمان‌ها، نظارت بر مأموريت‌ها و اهداف فوق و حفظ سازمان در راستاي انجام مأموريت‌هاي خود است. براي انجام اين‌ كار لازم است توصيف دقيقي از جنبه‌هاي مختلف سازمان در اختيار مديران ارشد باشد تا از طريق شاخص‌هايي قادر به مقايسه وضعيت موجود با وضعيت مورد نظرشان باشد. از طرف ديگر، هدايت و كنترل يك سازمان منوط به داشتن ديدگاهي روشن از وضعيت مطلوب سازمان است.

حال سؤال اساسي براي صاحبان يا مديران سازمان‌ها اين است كه راهكار بهينه استفاده از فناوري‌هاي روز و جديد كدام است؟


در رابطه با سازمان‌هاي در حال تأسيس، مشكل عمده‌اي مشاهده نمي‌گردد و امكانات بي‌شماري براي استفاده بهينه از فناوري‌هاي روز، وجود دارد. با مطالعه و امكان سنجي دقيق و تحليل نيازمندي‌ها، انتخاب فناوري مناسب، امكانپذير است. مشكل اصلي و اساسي براي سازمان‌هايي مطرح است كه مايل يا ناچار به استفاده از فناوري‌هاي جديد هستند كه اغلب با تغيير پلتفرم نيز همراهند. در اين نوشتار اين سازمان‌ها را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.


شناخت لايه فناوري اطلاعات و ارتباطات موجود سازمان

شناسايي واحدهاي مسئول فناوري اطلاعات موجود هر سازمان، اولين گام براي رسيدن به راهكار بهينه براي تغيير پلتفرم آن است كه بايد به مواردي مانند: تعداد نيروهاي ماهر و باتجربه، نرم‌افزارهاي كاربردي موجود، بانك‌هاي اطلاعاتي موجود، سخت‌افزارهاي موجود، واحدهاي ذي‌نفع برنامه‌هاي كاربردي و ... توجه شود. سازمان‌هاي مورد مطالعه در اين نوشتار، سازمان‌هايي هستند كه عمده فعاليت‌هايشان، به صورت مكانيزه انجام مي‌شود.


اغلب سازمان‌ها داراي سيستم‌هايي هستند كه به صورت جزيره‌اي عمل مي‌كنند و ارتباطي با يكديگر ندارند و بنابراين افزونگي داده‌ها در اين سيستم‌ها به چشم مي‌خورد. مضافاً بر اين‌كه، تكرار ثبت اطلاعات باعث بروز برخي تناقضات در سيستم‌هاي مختلف مي‌گردد.


از طرفي ديگر، سيستم‌هاي موجود براساس سيستم‌هاي عامل قديمي بنا شده‌اند و بنابراين براي سوييچ كردن به بسترهاي جديد تحت ويندوز، مشكلاتي پيش روي صاحب‌نظران قرار دارد. به عنوان مثال، براي يك فروشگاه زنجيره‌اي كه از سيستم‌هاي فروش مكانيزه برخوردار است، يكي از ضروريات روز مي‌تواند، توانايي فروش الكترونيكي باشد كه قطعاً با سيستم‌هاي فعليشان اين امر نه غير ممكن، بلكه به صورتي است كه انجام كارهاي موازي و يا دوباره‌كاري سيستم را تهديد مي‌كند و علاوه بر اين‌كه نيروي انساني زيادي را صرف مي‌نمايد، امكان خطا نيز وجود دارد.


بنابراين اين واقعيت وجود دارد كه تبديل اين سيستم‌هاي هرچند كارا، ولي قديمي به پلتفرم‌هاي جديد و مطابق با شبكه‌هاي جهاني موجود امري اجتناب‌ناپذير ولي درخور تفكر و امكان‌سنجي همه جانبه است؛ چرا كه تبديل اين سيستم‌ها بدون در نظر گرفتن تمامي جوانب، امري بسيار خطرناك است.


صفحات -> 1 - 2


0/5 امتياز (0)
نظرات
نام
نام خانوادگي
نشاني پست الكترونيكي
متن
Site : www.vwideas.com
Email : info@vwideas.com
Phone : 021 - 66925810
TelFax : 021 - 66924750