مديريت فرآيندهاي كسب‌و‌كار سازمان‌ها از ديدگاه مايكروسافت‌
تاريخ  :  1392/08/25
نويسنده  :  ايرج سعيدي
منبع مقاله : ماهنامه شبكه
 بزرگ‌ترين مشتريان سيستم‌هاي اطلاعاتي، سازمان‌ها هستند و فرآيندها در واقع مهم‌ترين جزء سازمان هستند كه به آن حيات مي‌بخشند. در گذشته مرسوم بود كه براي هر يك از اين فرآيندها، سيستم‌هاي جداگانه‌اي در محدوده آن فرآيند تهيه مي‌شد كه به سيستم‌هاي جزيره‌اي معروف بودند، ولي مشكلاتي اساسي به مرور زمان با اين نوع نگرش حاصل مي‌شد كه يكي از بزرگ‌ترين آن‌ها اين بود كه چون هر يك از سيستم‌ها براي يك فرآيند خاص تهيه مي‌شدند، اتصال سيستم‌ها به يكديگر مشكل يا حتي غيرممكن بود و از طرفي چون ديد طراحي سيستم‌ها در مورد بخشي از سازمان و نه كل آن بود، اين سيستم‌ها اهداف كلي سازمان را به نحو مطلوب برآورده نمي‌كردند. بدين‌صورت ايده سيستم‌هاي يكپارچه سازماني به وجود آمد. در اين ديدگاه براي سازمان يك سيستم متشكل از تعدادي زيرسيستم مستقل، ولي مرتبط با هم طراحي مي‌شد كه مشكلات مذكور را مرتفع مي‌ساخت. با اين حال يك مشكل اساسي كه هنوز هم خودنمايي مي كرد، حجم زياد كار براي طراحي و پياده سازي اين سيستم‌ها بود. به اين‌صورت BPM مطرح شد كه با داشتن الگوهاي متعدد مورد نياز سازمان‌ها، روشي يكپارچه براي تعريف، اجرا و مديريت فرآيندهاي كسب وكار سازمان‌ها را ارايه مي‌كرد و با استفاده از متدها و ابزارهاي خاص خود حجم كار توسعه راه‌حل‌هاي اطلاعاتي براي سازمان‌ها را به حداقل مي‌رساند. مايكروسافت به‌عنوان يكي از اصلي‌ترين توسعه‌دهندگان راه‌حل‌ها براي اين مورد نيز سيستمي ارايه كرده است كه در اين مقاله به بررسي آن مي‌پردازيم.


مروري بر مفهوم فرآيند‌‌

عمليات داخل سازمان‌ها در قالب فرآيندها طراحي و ساختاردهي مي‌شوند. فرآيندها مجموعه‌اي از عمليات داخل سازمان هستند كه مجموعاً هدف واحدي را برآورده مي‌نمايند و ارزش افزوده واحدي را براي سازمان ايجاد مي‌كنند. به‌عنوان مثال، صدور رتبه انفورماتيك براي شركت‌هاي رايانه‌اي فرآيندي است كه طي آن با انجام مجموعه‌اي از عمليات و دريافت پاره‌اي از اطلاعات در مورد يك شركت رايانه‌اي، براي آن شركت، رتبه انفورماتيكي صادر مي‌كند.


هر فرآيند مجموعه گام‌هاي داخلي مشخص و تعريف‌شده‌اي دارد كه توالي بين آن‌ها دقيقاً مشخص است. به علا‌وه، نقطه شروع و پايان فرآيند نيز بايد مشخص باشد. براي مدل‌سازي گام‌هاي داخل يك فرآيند مي‌توان از نرم‌افزارهايي مانند Visio استفاده كرد كه عموماً مراحل داخل فرآيندها را به صورت نوعي از دياگرام فعاليت مدل مي‌كنند.


به طور كلي مي‌توان گفت كه در مورد هر فرآيند نكات زير صادق است:

  • داراي نام يا شناسه منحصر به فرد است.
  • داراي يك هدف است.
  • با مجموعه‌اي از گام‌ها (عمليات) مشخص شده باشد.
  • توالي عمليات مشخص باشد.
  • انقطه شروع و پايان گام‌هاي فرآيند مشخص باشد.
  • انجام‌دهند‌گان هر يك از گام‌هاي فرآيند مشخص باشد.
  • داده‌هاي ورودي و خروجي مشخص است.
  • شرايط آغازين و پاياني بايد مشخص باشد.

BPM چيست؟

در زمينه تعريف BPM و مفهوم آن بين شركت‌هاي مختلف و صاحب‌نظران اين رشته اختلافاتي وجود دارد، ولي آنچه عموماً در بين اين نظرات مشترك است اين است كه BPM روشي يكپارچه و نظام‌مند براي طراحي، اجرا و پايش فرآيندهاي كسب و كار است كه ممكن است در هر يك از آن‌‌ها افراد يا نرم‌افزارها در سازمان درگير باشند. تعاملات بين افراد و نرم‌افزارها و گردش اطلاعاتي سازمان است كه به آن حيات مي‌بخشد و هدف از وجود BPM اين است بتواند اين فرآيندها را در سازمان مديريت كند و ابزاري براي بهبود آن‌ها در طول زمان نيز ارايه دهد.


براي پياده‌سازي BPM در سازمان‌ها از BPMS يا Business Process Management System استفاده مي‌گردد كه شركت‌هاي مختلف بنا بر ديدگاه‌ها و ابزارهاي مختلفي كه دارند، راه‌حل‌هاي مختلفي را در اين زمينه ارايه داده‌اند كه در ادامه به بررسي ديدگاه مايكروسافت در اين زمينه خواهيم پرداخت.




نمودار 1- طيف فرآيندهاي موجود در سازمان‌ها
ديدگاه مايكروسافت در مورد BPM

مايكروسافت از آغاز با ديدگاه ساده‌‌كردن هرچه بيشتر استفاده از نرم‌افزارها وارد عرصه نرم‌افزار شد و بعد با استفاده از محصولات خود سعي كرد براي كاربران، راحتي هرچه بيشتر و قابليت‌هاي قابل دسترسي‌تر را به ارمغان بياورد

در زمينه BPM نيز وضع به همين منوال است. ديدگاه مايكروسافت اين است كه با آن‌كه در سازمان‌ها،‌ حجم زيادي از دانش به صورت‌هاي مختلف موجود است و سازمان‌ها براي انجام مأموريت و پيشبرد اهداف سازمان داراي ساختارها و فرآيندهاي مورد نظر خود هستند، در نهايت، «افراد» سازمان كارها را به انجام مي‌رسانند و سازمان را به حركت در مي‌آورند. از اين‌رو در راه‌حل مايكروسافت، تأكيد بر قابل استفاده بودن هرچه بيشتر محصول BPM حتي براي كاربران IT سازمان است.


به عبارت ديگر، از ديدگاه مايكروسافت، اين كسب و كار نيست كه سازمان را به جريان مي‌اندازد، ‌ابداعات انجام مي‌دهد و به دنبال راه‌حل‌هاي مؤثرتر براي برآورده‌سازي اهداف سازمان است، بلكه افراد سازمان اين امور را به انجام مي‌رسانند و با اصلاح و بهبود فرآيند، سازمان را به جلو مي‌رانند.


از اين‌رو مايكروسافت با تمركز بر اين مسئله سعي كرده است محصولي را در اين زمينه ارايه دهد كه علاوه بر داشتن محيط‌ها و ابزارهاي مختلف و پشتيباني از آن‌ها براي توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي در جهت اتوماسيون فرايندها، تمهيداتي را در نظر بگيرد تا كاربران حوزه كسب‌وكار نيز بتوانند در طراحي، بهبود و پايش فرآيندهاي سازماني مؤثر باشند و حتي بدون نياز به دخالت توسعه‌دهندگان بتوانند فرآيندها را بازبيني، اصلاح و پايش نمايند و علاوه بر مواردي كه در B2B داراي كاربرد است، بتوانند شركاي تجاري را نيز مديريت كنند و توافقنامه‌هاي خود را با آن‌ها مشاهده و اصلاح نمايند. بدين صورت است كه مايكروسافت در محصول خود روي «فرآيندهاي قابل‌استفاده براي كاربران» تأكيد بسيار دارد


طيف فرآيندهاي موجود در كسب و كار

فرآيند در سازمان به صورت مجموعه‌اي از عمليات متصل به هم تعريف مي‌شود كه داراي ابتدا و انتهاي مشخص است، هدف معيني دارد و براي سازمان يك ارزش افزودهِ مشخص را ايجاد مي‌كند. تعريف رسمي فرآيند همين است، ولي در واقع هر كاري كه افراد سازمان در جهت حمايت از عملكرد روزانه يا بلندمدت يك سازمان انجام مي‌دهند، يك فرآيند محسوب مي‌گردد.


در اولين گام در تعريف فرآيندهاي سازماني مفيد است كه طيف انواع فرآيندهاي سازمان مشخص شود. اين امر مي‌تواند به استخراج و مديريت نيازمندي‌هاي اطلاعاتي سازمان بسيار كمك كند. (نمودار 1)


در ادامه هر يك از گروه‌هاي موجود در طيف فرآيندهاي سازماني را به صورت مختصر بررسي مي‌نماييم:

فرآيندهاي فردي‌

فعاليت‌هاي افراد يك سازمان اغلب مستند نمي‌شوند. با اين حال، اين فعاليت‌ها مي‌توانند براي پيشبرد امور يك سازمان، بسيار حياتي باشند. اين فعاليت‌ها فرآيندهاي فردي ناميده مي‌شوند. اين قبيل فرآيندها از طريق ابزارها و نرم‌افزارهايي مانند ايميل،‌ نرم‌افزارهاي مديريت وظايف شخصي و مواردي از اين قبيل حمايت مي‌شوند. اغلب با حمايت مؤثر از اين نوع فرآيندها در سازمان و مكانيزه كردن آن‌ها مي‌توان كارايي سازمان را در سرويس‌دهي به مشتريان افزايش داد.


˜ فرآيندهاي فردي نيمه ساخت‌يافته‌‌

در يك سازمان دسته‌اي از فرآيندهاي كليدي سازمان مانند به جريان‌انداختن مستندات سازماني، درخواست و تأييد مرخصي و كارهايي از اين قبيل كه به صورت فردي يا گروهي محدود انجام ‌شوند و تا حدودي ساختار آن مشخص باشد را به‌عنوان فعاليت‌هاي نيمه ساخت‌يافته مي‌شناسند.


اين قبيل فرآيندها معمولاً توسط نرم‌افزارهاي‌ تيمي و كار گروهي حمايت مي‌گردند و مي‌توان آن‌ها را در آن واحد،‌تعريف و مدل‌سازي نمود و براي كاربران حوزه كسب و كار در سازمان مهم است كه بتوانند اين نوع فعاليت‌ها را در نرم‌افزار تعريف و اصلاح نمايند.


˜ ‌˜ فرآيندهاي سيستمي ساختارمند‌‌

پاره‌اي از فرآيندها در سازمان به دريافت ورودي از افراد و نرم‌افزارها نياز دارند كه از آن‌ها به‌عنوان فرآيندهاي سيستمي ساختارمند ياد مي‌شود. به‌عنوان مثال، در يك سناريوي مرتبط با يك گزارش مالي، ممكن است افرادي از سازمان، اطلاعاتي را در قالب يك فرم تهيه نمايند، فرم گزارش مالي را براي تأييد به مدير مربوط ارسال نمايند و بعد از تأييد، آن‌ها را در نرم‌افزار مالي وارد سازند.


اين نوع فرآيندها عموماً ميزان ساختارمندي بالايي دارند و اغلب داراي ماهيت تراكنشي هستند و به صورت تراكنشي نيز اجرا مي‌گردند و اغلب با كمك IT مي‌توان آن‌ها را به طور رسمي مشخص ساخت و مدل نمود.


˜ فرآيندهاي تثبيت‌ شده‌

در مواردي از قبيل فعاليت‌هاي مهم مالي يا سيستم‌هاي Supply-chain management كنترل‌هاي فرآيندي بسيار بالايي مورد نياز است. اين نوع فعاليت‌ها عموماً در سطح وسيعي از سازمان به روشي مطمئن، كنترل‌پذير و قابل بازرسي توزيع مي‌شوند و در قالب فرآيندهاي تثبيت‌شده، سازمان مي‌يابند. اتوماسيون اين نوع فرآيندها از طريق نرم‌افزارهاي سازماني مانند ERP انجام مي‌گردد.


صفحات -> 1 - 2 - 3 - 4


0/5 امتياز (0)
نظرات
نام
نام خانوادگي
نشاني پست الكترونيكي
متن
Site : www.vwideas.com
Email : info@vwideas.com
Phone : 021 - 66901190
TelFax : 021 - 66901190